国家税务总局公告2012年第24号规定：有关备案单证：出口企业应在申报出口退(免)税后15日内，将所申报退(免)税货物的下列单证，按申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等;

2.出口货物装货单;

3.出口货物运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证)。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

如何办理出口退免税认定

出口企业应在规定的时间内，领取填报《出口企业退税登记表》，并根据具体情况，持以下资料的原件及复印件到所在地主管出口退税的税务机关申请办理退(免)税登记证：

(1)有进出口经营权的内资企业需提供外经贸部及其授权单位批准并授予其进出口经营权的批件;外商投资企业需提供《中华人民共和国外商投资企业批准证书》;实行进出口经营权登记制的国有、集体生产企业，需提供省级外经贸主管部门颁发的《生产企业自营进出口权登记证书》;

(2)国家工商行政管理部门核发的《企业法人营业执照》(副本);

(3)主管征税的国家税务机关核发的《税务登记证》(副本);

(4)主管海关核发的《自理报关单位注册登记证明书》;

(5)出口企业开设的基本账号、退税账户和银行开户证明;

(6)外经贸部批准使用中国政府优惠贷款和合资合作项目基金援外出口的批文(援外出口企业用);

(7)委托出口协议(无进出口经营权的生产企业用);

(8)中标单位所在地国家税务局签发的《中标证明通知书》(无进出口经营权的中标企业用);

(9)分部门申报退税的部门代码书面申请;

(10)主管税务机关要求提供的其他证件、资料。

上述1-5项资料为取得自营进出口权的出口企业提供，6-8项资料为特许办理退(免)税登记的企业提供，第9项为分部门申报退税的企业提供，第10项为所有办理退(免)税登记的企业均需提供。